Betaling van onkostenvergoeding

Betaling van onkostenvergoeding.

Forfaitair, belast/onbelast, reiskosten, beroepskosten zijn een aantal termen die veel voorkomen in het kader van het betalen van onkostenvergoedingen aan werknemers. Hoe zit het nu?

Hoofdregel is dat alle inkomsten die een werknemer ontvangt uit arbeid in dienst van een werkgever in principe belastbaar loon vormen, dit is inkomen dat bepalend is voor de belastingheffing.

Beroepskosten
De grote uitzondering hierop zijn de vergoedingen betaald door werkgever aan de werknemer “tot terugbetaling van werkelijke uitgaven die aan de werkgever eigen zijn”. Dit zijn de kosten die de werknemer maakt om zijn werk goed te kunnen vervullen, deze kunnen in beginsel door de werkgever vergoedt worden zonder dat dit wordt belast. Dat wil zeggen dat deze bedragen niet bij het loon worden opgeteld waardoor daarover geen loonbelasting en premies volksverzekering worden ingehouden.
Deze vergoeding voor beroeps of arbeidskosten behoort niet tot het loon en dienen om de kosten te dekken die noodzakelijk zijn voor het nakomen van de verplichting uit de arbeidsovereenkomst.
Voorbeelden van deze kosten zijn: vergoeding van vakliteratuur, vergoeding van de werkgever voor dekking contributie werknemersvereniging/sportbond.

Reiskosten
Een andere onbelaste onkostenvergoeding zijn de reiskosten, dit betreft de vergoeding van kosten voor reizen voor het werk met een eigen vervoermiddel (bijvoorbeeld auto, fiets, bromfiets).U mag uw werknemer voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Het maakt niet uit of de werknemer zijn of haar vervoermiddel gebruikt voor woon-werkverkeer of ander zakelijk verkeer.

Daadwerkelijk gemaakte kosten
Van een onbelaste vergoeding kan enkel en alleen sprake zijn wanneer deze vergoeding ook daadwerkelijk voor deze kosten wordt gebruikt.
Als werkgever moet u ervoor zorgen dat als u een onkostenvergoeding verstrekt aan de werknemer de gemaakte kosten ook aannemelijk kunt maken.

Vaste vergoeding
U mag aan de werknemer een vaste (forfaitaire) vergoeding geven met betrekking tot bovengenoemde onkosten. Deze vergoeding zal dan wel aangepast moeten worden als de omstandigheden wijzigen, bijvoorbeeld als de werknemer verhuist of minder uren gaat werken.

Forfaitaire onkostenvergoeding Sportservice Noord-Holland
Sportservice Noord-Holland heeft met de fiscus een akkoord gesloten over een aanvaardbaar bedrag van een forfaitaire onkostenvergoeding. Dit is een bedrag ad
 € 60,- per maand. Deze regeling is alleen van toepassing als gebruik gemaakt wordt van de optie waarbij Sportservice Noord-Holland het formeel werkgeverschap overneemt en als de werknemer zijn werk uitoefent als sporttechnisch kader.
Dit is een grove weergave van onbelaste onkostenvergoedingen, er zijn zeer specifieke regelingen voor onkostenvergoedingen.
Als u daarover meer informatie wenst dan kunt u contact opnemen met de heer J. van der Putten, Sportservice Noord-Holland: 023-5319475